北京捷达假期国际旅行社国际商务会奖部经理 沈鹏
北京捷达假期国际旅行社有限公司商务会奖部成立于2003年，是北京主营出境的旅行社中较早划分出单独的部门运营商务会奖业务的企业之一。众所周知，东南亚市场是捷达假期国旅精心呵护了十几年的市场，早已逐步形成整体采购的优势和娴熟的操作流程。几年来，作为“中国出境游十大批发商”之一及东南亚旅游最大的批发商，凭借资源优势，捷达假期为同业采购用户承办商务会奖各类活动，配合同业客户参与项目的设计、竞标、组织、策划、实施各个大中型商务旅行、会展旅游奖旅游等，凭借丰富的行业经验和“诚信为本”的服务品质，为同业采购客户创造更大价值。

发挥自身优势，为商务会奖活动提供坚实的服务保障
捷达假期凭借与航空公司、目的地国家旅游局、各国使领馆签证处以及目的地国家酒店、餐饮、景区等供应商多年形成的牢固协作体系，以足够的机位、几乎100%的出签率、旅游局的支持等等，以最低的成本，保证活动圆满举办。继2005年初成功运作泰国万人会奖团，2009年3月，捷达假期国旅商务会奖又在短期内成功运营1291名经销商泰国会奖项目。
与以往会奖团运营周期的规律所不同，由于主办方缺乏举办大型奖励旅游团的经验，直至团体出发前10天才找到合适的合作伙伴——捷达假期国旅。在张向明总经理的亲自指挥下，公司国际商务会奖部联合公司票务部、签证部、办公室、财务部以及上海、西安、太原、重庆、广州、深圳各分社、办事处，通力协作，在短短3天内K齐1233个机位，在5天内理顺1291人的护照资料并录入电脑，协助主办方审核人员资料并加以调整，最终确定1200余人的名单。由于操作时间太短，80%以上的航班都是转机航班，为保证客人顺利、安全出行，公司紧急调派9名专业领队及15名员工随团出行。
由于运营时间周期短，国际商务会奖部采取了六项措施避免失误出现：一、超过50人的航班必配专业领队；二、在出发地派工作人员送机，送机时要做好以下工作：发放《活动指南》并加以讲解，每位团员均配发胸卡，境内、境外统一接送机牌标识，在机场开好行前说明会。由于有工作人员在机场送机，从第一批送到最后一批，工作连贯、消息反馈及时、说明会口径一致、遇到问题迅速调整，便于总部掌控全局；三、为1291位客人提前填写好泰国出入境卡，在机场发放给客人，并讲解出入境卡的内容和使用方法，使客人避免因语言不通而不知所措，同时减少领队的工作压力；四、报请泰国会议展览局提供出入境支持，与地接社密切配合，开辟快速通道通关；五、要求泰国地接社按照分团提前排好酒店，排好导游，并将酒店名称、地址、电话以及各分团的导游姓名；六、按照39个分团，分乘39部车，制作39个版本的出行小册子《活动指南》，各分团的详细行程、每天住宿酒店的名字、电话、各分团导游姓名及联系电话，包括本分团团员的姓名、团长姓名均明确注明，使每一位团员对全程活动的组织脉络和活动安排心中有数。上述六项举措在所有工作人员的配合下得以切实贯彻执行，从而保证1200余名团员平安顺利返回，会议和旅游安排进行得顺畅圆满。

充分发挥与各目的地国家政府及旅游局的良好合作关系
在企业一定的资源背景支持下，运营大型会奖团需巧妙利用各国旅游局对商务会奖活动的支持政策，或者提升接待水准，或者降低接待成本，或者提供出行保证，总之，要充分发挥各国旅游局官方作用，从各个层面上为此次活动提供支持。
2007年，捷达假期国际商务会奖部接待丰田汽车销售公司120人前往澳洲的奖励旅游活动，客户提出的出签率要不低于90%。但签证部拿到客人资料后，发现120人中80%是第一次出境，剩下的20%基本都是只去过东南亚国家或日本，只有不超过5人有过欧洲签证。在与客人讨论签证操作办法时，捷达假期国际商务会奖部的工作人员原本应该提出这样的建议：在收押金不可能的情况下，最好由丰田汽车销售公司出具担保函才能保证出签率。然而，考虑到此次活动的客人均为丰田汽车销售公司的经销商，不是公司的员工，如果要公司提供担保很不现实。所以，提出了一个折中的建议，由丰田汽车销售公司出具此次活动的说明函，将所有送签人员的名字列上，说明此次活动费用由丰田汽车销售公司支付。在此同时，会同澳大利亚旅游局与澳大利亚领事馆签证处商议，简化送签手续，并在北京统一送签。最终，所有人员100%出签，使主办单位非常满意。不仅仅澳大利亚旅游局，其他大多数国家的旅游局对中国的会奖团都会提供各种支持，一旦人数达到要求，旅游局就会给予签证方面、入境快速通关、欢迎条幅、欢迎晚宴的歌舞、欢迎晚宴、酒店房费等等方面的支持，当然要有必要条件和手续。

旅行社商务会奖部的部分职能要逐步向会展公司方面转型
奖励旅游团几乎100%都会有会议、展览、团队建设活动或主题晚宴等不同于常规旅游团的议程，如果旅行社人员仅局限于服务保障内容（早期确实如此），客户通常会将这块业务交与会展公司办理。这样，在境外现场就会有两个团队同时运作，往往站在各自的立场上沟通不够通畅，出现一些衔接上的问题，同时，会展公司与旅行社各自派工作人员前往，增大了项目运营成本。对于相对简单的会展活动，如果旅行社工作人员能够处理，不但可以节省差旅费，而且还会帮助客户减少费用支出（因会展公司开具发票要加收5.5%的营业税）。捷达假期国际商务会奖部目前有自己的设计制作人员、设备调配人员、专业策划人员，从而能够全方位地为客户提供服务支持。

捷达假期国际商务会奖部的运营优势及发展目标
一是专业化：捷达假期专业团队、十六年出境游业务运营经验及长期集累的采购资源优势，为高端客服提供全面的、专业化的商务会奖运营服务；二是品质化：捷达假期为客户所提供的会奖产品均是由专业人员进行实地勘察，保证产品品质，并与客户就产品品质和服务品质签约服务；三是高效化：客户只需提供出行需求，捷达假期将根据客人要求，在短时间内提供多个会奖策划方案，为客户提供从咨询－策划－考察—实施－总结－跟踪的全程服务；四是细节化：“隐形工程”是捷达假期就某一个商务会奖项目，为维护同业终端客户资源而设置的环节，在与同业客户充分沟通的前提下，包括进行“隐形培训”，了解同业客户基本信息等；成立“隐形团队”，如印制同业客户名片，全程陪同客户终端实地考察等等。凭借良好的信誉和专业品质，获得极高的客户满意率和“回头率”。
　　相对于传统的观光，度假旅游来说，会奖旅游是旅游业中的高端产品。以商务为主要目的，以会议、展览、奖励旅游等活动为依托而发展起来的商务会奖旅游，已经成为现代旅游业中最重要的细分市场之一。商务会奖游客以其停留时间长、消费水平高、出行受季节性影响小等特点，已经受到许多大型旅游集团的广泛关注，并将成为中国旅游企业未来几年竞相角逐的“热点”。 作为中国最大的出境旅游批发商之一，我们的发展目标是：以诚信为本的原则，服务同业客户，力求为客户提供性价比最优的服务品质，与客户建立可持续发展的、长期的合作伙伴关系，实现强强联手、双方共赢。