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捷达假期国旅1291人赴泰会奖团圆满回国

2009-04-21 12:49:44   
 2009年3月,捷达假期国旅商务会奖在短期内成功运营1291名经销商泰国会奖项目。
与以往会奖团运营周期的规律所不同,由于主办方缺乏举办大型奖励旅游团的经验,直至团体出发前10天才找到合适的合作伙伴——捷达假期国旅。在张向明总经理的亲自指挥下,公司国际商务会奖部联合公司票务部、签证部、办公室、财务部以及上海、西安、太原、重庆、广州、深圳各分社、办事处,通力协作,在短短3天内K齐1233个机位,在5天内理顺1291人的护照资料并录入电脑,协助主办方审核人员资料并加以调整,最终确定1200余人的名单。由于操作时间太短,80%以上的航班都是转机航班,为保证客人顺利、安全出行,公司紧急调派9名专业领队及15名员工随团出行。
由于运营时间周期短,国际商务会奖部采取了六项措施避免失误出现:
一、超过50人的航班必配专业领队;
二、在出发地派工作人员送机,送机时要做好以下工作:发放《活动指南》并加以讲解,每位团员均配发胸卡,境内、境外统一接送机牌标识,在机场开好行前说明会。由于有工作人员在机场送机,从第一批送到最后一批,工作连贯、消息反馈及时、说明会口径一致、遇到问题迅速调整,便于总部掌控全局;
三、为1291位客人提前填写好泰国出入境卡,在机场发放给客人,并讲解出入境卡的内容和使用方法,使客人避免因语言不通而不知所措,同时减少领队的工作压力;
四、报请泰国会议展览局提供出入境支持,与地接社密切配合,开辟快速通道通关;
五、要求泰国地接社按照分团提前排好酒店,排好导游,并将酒店名称、地址、电话以及各分团的导游姓名;
六、按照39个分团,分乘39部车,制作39个版本的出行小册子《活动指南》,各分团的详细行程、每天住宿酒店的名字、电话、各分团导游姓名及联系电话,包括本分团团员的姓名、团长姓名均明确注明,使每一位团员对全程活动的组织脉络和活动安排心中有数。上述六项举措在所有工作人员的配合下得以切实贯彻执行,从而保证1200余名团员平安顺利返回,会议和旅游安排进行得顺畅圆满。
此团队操作时间之紧是有捷达假期史以来难度遇到的困难最多的会奖团,从机票、车辆、酒店、会场、人员等调控配置的安排,到会务电子设备的调配,及会议印刷品的排版印刷,到各出发点的工作人力协调以及客户的分团、分房、分车、游览、会议等执行细节的实施计划,加之应急处理突发事件处理预案,到全部计划的制定到实施,仅用10天捷达假期国旅将全部1291余人全部送签并从北京、上海、太原、重庆、广州、深圳、香港等地,全部按照客户要求于指定时间全部送达泰国,并按照行程计划实施,于26日将此次大会圆满进行。