撰文：北京捷达假期国际旅行社副总经理  张澜

会议奖励旅游旅行社一个更加广阔的发展领域
    随着我国经济的高速发展，旅游领域的商务及会议奖励旅游市场正处于强劲增长的态势，并以每年２０％的份额不断的扩大。相对于传统的观光、度假旅游来说，会奖旅游是旅游业中的高端产品。旅游行业敏锐人士早已看到其中巨大商机，近几年来，各旅行社纷纷成立了“商务会奖部”，建立起相应的服务团队及运作模式。中国旅游业会奖市场正日趋成熟。

一、运营模式的专业化

1、专业化服务理念的更新
    以前，我们对会议理解相对都很简单，最多不过是帮企业预定一个会场，半天时间会议，会议结束后，就进行旅游的项目。整套方案与我们安排的常规旅游线路出游区别不大。会议的目的，也就是总结公司或单位的业绩与工作，奖励员工有个出游的机会。目前，商务会议已经发生了巨大的变化，老的模式已经远远不能满足客户的要求与期望，而商务会议与奖励旅游的内容也已经被扩大，概念被延伸，复杂了很多，个性化了很多，对我们的要求就更加专业化了。
    如果按照传统的旅游团队操作模式，去运作一个会议奖励团队，无法得到客户的认可。这不仅仅是传统操作方式的改进问题，同时也是对商务及会议奖励旅游的理念更新问题。随着商业市场竞争加剧，各大企业需要不断的发展壮大完善，这就需要各种渠道进行企业内部与外部的沟通交流，一是企业内部管理，包括各管理层面的沟通会议、员工培训计划、企业文化理念的传播、企业员工表彰奖励等等；二是企业面对市场，品牌的宣传、产品的推广、媒体的沟通、客户的维护等等。这些需求的提高，带给旅游行业更加广阔的市场空间和新的利润增长点，也给旅行社带来新的机遇与挑战。

2、专业化服务团队的打造
    为了更好的满足客户的要求，需要建立专门的会议奖励旅游团队，团队的组成需要覆盖到会议和旅游的所有环节，包括客户的联络，技术支持，项目执行，跟踪、反馈等等，这个团队将会完成整个项目。对于这个团队，需要特别的培训，他们不但要去了解客户的商务领域特点，还要了解客户的活动目的，客户习惯的操作模式等，以便更好的理解客户意图，顺利完成此项目。针对商务会议与奖励旅游内容丰富的特点，我们要根据客户的不同目的与要求适当调整会议的安排，不同的目的，配以不同的内容，采取不同的活动形式。我们需要为了配合客户活动的目的与主题的要求反复推敲活动方案，寻找合适的活动场地，直到方案能有效执行，客户能够高度认可。针对商务会议与奖励旅游复杂化的特点，我们配备专业的人员熟悉所有先进设备的操作，并要求他们不断学习，更新知识，以便满足不同客户对会议的要求。所有先进设备丝毫不差的配合，使得会议顺利进行是对我们团队的考验，真正能够经得起考验的团队才是专业的团队。

3、专业化服务品牌的建立 
    面对竞争激烈的商务会议与奖励旅游市场，我们应该怎样定位？怎样才能在这个市场上建立我们的品牌，脱颖而出？这一直是困扰我们的问题。几年的经验下来，我们发现作不同领域的商务会议有很
大的不同，而同一领域的活动有很大近似。比如，学术会议类，会议流程近似，参会人员素质都比较高，客户对会议相关项目要求比较高；而公司庆功类则完全不同，旅游相关的工作是重点。跟很多领域磨合下来，我们可以发现最适合跟哪一类客户打交道，承办哪一类的商务会议更能显示自己的优势，就在这一领域树立自己的品牌。这种结构目前已经初见倪端，有继续细分的趋势，就像我们每家旅行社都有自己的特色产品一样。这就是我们给自己在商务会议奖励旅游领域里定位的依据。有了明确的定位，怎样建立品牌呢？商务会议与奖励旅游跟其他旅游产品不同，最大的不同就是没有一个产品是设定好的！所有产品都是根据客户需要设计出来的。团队经验与采购优势是为客户提供优质服务，打造企业品牌核心内容。

二、市场需求的多元化

1、表现形式更加多样
    目前商务会议不再是简单的会议加旅游。很多客户已经把商务会议做成了它的一个品牌，利用会议传递很多的信息。比如新产品的发布，公司内部的交流，企业文化的展示平台，年度总结盛宴，团队建设的载体等等，各种目的与形式数不胜数。旅游也不是按照我们设定的进行，往往对我们的提案客户都有一些要求，通过旅游的形式传递一些信息，我们需要不断补充调整适应客户的需求。旅行社服务需要有创造性，要尽可能让客户得到更多的目的地信息，如当地旅游资讯、重大投资活动等等，这为客户最终选择的会议奖励旅游表达提供帮助。

2、操作流程更加复杂
第一是会议流程复杂，表现在很多客户在会场需要特殊的搭台布置，使用特殊的灯光视听设备，有些会议要全部电脑签到，会场上所有人需要网络连接，时时的数据传送与显示，现场的直播、视频电视电话等。随着客户群的扩大，还会不断有新的要求出现。第二是旅游程序复杂：单一的线路安排可能不能满足所有客户的要求，需要同时安排几种选择，客户自愿参加；同一个团队，也不像从前大家一般都一同游览全程，可能每个客户都有自己的行程安排与游览线路；还有些客户指定一些非成熟线路的旅游，为我们的工作提出更高的挑战。会议旅游和团队奖励旅游的组织工作越来越复杂，牵涉很多主观决策，已远远不仅是只需要交通、酒店、餐食服务那样简单，假如客户奖励旅游达不到奖励的目的，会议达不到应有的业务培训目的和会议主题目的，企业就不会再积极组织这些活动了，作为商旅服务管理卖家的旅行社和客户的采购合作只能昙花一现。

3、客户需求追求更加个性
    商务会议与奖励旅游越来越趋向个性更加广阔的发展领域化。个性化表现在，没有哪一个方案可以同时满足所有甚至大多数客户的要求，每个客户，每个会议都有不同的要求，不同的安排，不同的操作，所有的提案都不能照搬。针对目前的商务会议和奖励旅游的以上特点，需要我们的工作人员更加专业 化和人性化。因此我们需要适时调整自身管理方法和操作模式。目前，捷达假期会奖部包括：平面设计、产品包装、活动策划、展台搭建、设备管理、旅游行业顾问等等，涵盖了各个领域的专业人才。按照客户的个性化需求，成功的会议奖励旅游涵盖以下内容：一是会议策划方案、会议接待方案、会议设计方案、会议设备方案和会后的参观、走访及考察方案等等；二办理签证，预订机票、酒店，安排接送，提供VIP 服务；三会议主题策划，广告宣传，媒体及官员、专家邀请；四是会议礼品印刷制作、会场内外的平面设计、布置装饰、设备租用；五是协助安排具有地方特色的文艺演出、全程专业摄影、摄像及相关制作；策划安排会议的欢迎晚宴、开幕式、鸡尾酒会、主题晚宴及其他切合主题的团队建设活动；六是策划安排会前会后游览娱乐活动组织和策划。

三、服务模式的细节化
1、多层面的沟通
    良好的客户沟通是成功完成活动的基础，明确客户的意图是至关重要的，大家确认活动目的，就活动内容与形式达成共识就像是一个指南针，指导着我们整个活动的方向，相反就会南辕北辙。能够在活动的各个阶段与客户进行无障碍的沟通，使得客户信赖我们的服务，在我们被客户视为专业人士时，我们的品牌就逐渐在客户中建立起来。各界频繁的商务交流，商务会议、奖励旅游作为一个相对独立的业务项目正逐渐从传统意义上的旅游模式中区分开来，显现了它的特点，使我们对此项业务的认识有了新的转变，对我们的管理与操作提出了更高的要求和挑战。在与客户沟通时，有一些细节如：目的地酒店房间是否为客人提供拖鞋等等，都是我们要准确向客人表达的，如果落实到文字当中，要为客户提供内容详细的建议书。同时价格要相对稳定，要如实反映所需开销的项目，而不是先有隐藏，中途再向客户提及。同时要向客户提供详细的报价建议书，协助客户做好项目预算。

2、专业式商旅顾问
    我们和客户不仅仅是采购和供应商层面的关系，而是真正意义上的商务管理、会议操作、旅游接待的专业顾问。我们更多的参与到协助客户公司日常的差旅费用管理、根据各个不同企业的自身特点设计更加符合其企业精神的会议策划议案、突出旅游服务的细节，在合适的时候给客户以建设性的意见与建议，我们正逐渐成为客户企业不可或缺的一部分，真正高效地为客户服务，我们为客户所创造的价值将会直接或间接地体现在客户的品牌当中。我们还要根据客户的要求，独家创意，坚持所有的提案都是为客户、为某个独特的项目量身定制的！旅行社不但要满足客户的基本要求，同时还要为客户提供附加值的服务，想客户所想，想客户所没想到的，想在客户之前，主动为客户排忧。对于旅游我们不但有专业的人员执行操作，而且会针对每个参团的客人都有一个单独的旅游行程单，保证每一位客户都感受到自已是在我们的照顾之中。当每个客户拿到写有自己的名字的单独的行程单与欢迎信时，他们会感受到我们服务的品质；当客户独自行动，但处处都得到照顾时，我们的优质品牌就逐步被建立起来。

3、高效的团队协作
    每个活动的成功都需要各个层面的专业人员的分工协作及配合。真正优秀的团队不应该单纯是执行的团队，而应该是高效的、协作式的团队，每一位成员都有高度的团队协作精神。在设计并操作了无数的会议之后，我们可以从中吸取很多的经验应用到以后的工作中。真正优秀的团队应该是创造性的团队，不断为客户量身打造优秀的商务会议与奖励旅游新形式，创新是件很难的事情，也是检验我们团队的智慧的时候，只有不断创造才能保持团队的活力，吸引更多客户的目光。真正优秀的团队应该是高效性的团队，高效的运转与执行是项目执行的关键，设计是第一步，能否到达目的地要看执行的情况，如果执行不利，目标就永远不会达成。真正优秀的团队应该是细节化的团队，在竞争激烈的旅游界，价格已经不占主导的优势了，而决定成败的是细节！细节的高效执行将会在客户心目中建立我们公司良好的品牌形象。在与很多单位和公司合作以后，我们发现客户是良师，我们的团队从每个项目的操作中都学到很多的东西，认识到很多的理念，丰富了团队的操作经验，激发了创造力。越是富有挑战的项目，收获就越大。在会奖新领域，我们的团队不断挑战难度，不断总结进取，在不知不觉中已提升自已。

4、专业的设备配置
    科技发展的日新月异同时也渗透到旅游业商务会奖领城。随着客户需求的不断提高，旅行社团队软性服务必须有先进的硬件设备的支持，才能高效完成一个会展项目。目前，我们捷达假期会奖部已经装备了：5000流明的专业级投影仪2台、3000流明的投影仪2台、4个升降式自动幕布、4个衣领式麦克风、60台专业对讲机、10个大型会议专用白板、12台手提电脑（可以同时登陆无线局域网）、专业级摄影摄像设备一套等等，我们还在不断补充完善之中以满足客户各方面不同的需求。北京捷达假期国际旅行社有限公司在近年成功操作了新时代保健品有限公司泰国万人会奖大会、联想集团曼谷3500人渠道大会、BOB世界转播商500人北京大会、丰田公司销售商年会、中国出口商品交易会议马来西亚宁夏政府参展团、上海罗氏制药公司西北区年会等等众多大中小型会议。我们同时是500强企业罗氏制药指定供应商、国内电讯巨头华为公司指定供应商、中华全国总工会对外交流中心指定供应商等等，同时与多家国内外大中型企业、机构进行了签约管理服务。我们的团队同时获得了2005年上海罗氏制药最佳供应商称号、MICE2007第二届中国会议旅游经济发展高峰会“中国十佳会议旅游旅行社”的嘉奖等。对于会议奖励旅游这个领域，我们还在不断探索完善当中。希望和国内外各个领域、旅游行业的专家同行进行学习和交流，以期共同壮大发展。